應用背景

    零售業可以說是最深入人們生活的行業，也是對傳真依賴程度極高的行業。特別是近些年，大型集中式倉儲加連鎖門店方式迅速發展，傳真的重要性更加凸顯。

    零售業分布廣、門店多是其區別于其他行業的最顯著特點。各門店需要與總部保持聯系，特別是產生的客戶訂單、每日報表等都是通過傳真和總部確認，隨著企業擴展，企業集團內部傳真量也在不斷攀升。

    門店及總部與供應商的訂單多數為傳真方式完成，傳真量驚人，處理這些傳真的工作量也同樣巨大，分揀傳真件到業務部、財務部、物流部全靠手工完成，費時費力，效率低下。

    這樣多的傳真件，分類管理、傳真存檔、歷史訂單查詢等都不是件輕松的事情，完全靠人工方式處理，已經很難滿足企業的需求。

解決方案

    易發聯網傳真服務器不僅是一套幫企業完成無紙化傳真的產品，更能在提升辦公效率方面，發揮重要作用。

    針對倉儲加門店要處理大量業務訂單的情況，易發聯傳真服務器特別提供了公共文件夾的功能，所有接收傳真統一保存到公共文件夾中，同時把該公共文件夾授權給業務部，那么業務部所有員工在客戶端均能實時看到公共文件夾中的傳真件，一旦有新傳真，自動刷新，當一個業務員點擊處理了新傳真件，則該傳真件的處理狀態會實時通知其他業務員，這樣其他業務員就無需再重復處理，也不會造成各個業務員處理訂單負荷不均的現象，大大提高了訂單的處理效率。

    業務員在處理傳真件時，還可以使用易發聯內置的企業即時通訊功能，快速把訂單信息發送給比如財務部、物流部等多個部分同時處理。

    另外每份傳真自動形成一份文件，不會發生多份傳真混在一起的情況。易發聯傳真服務器對所有收發的傳真件（包括公共文件夾）自動備份，在客戶端只需輕松點擊幾下鼠標，即可輕松查詢所有歷史訂單。

案例分析

    箭牌衛浴，是大家耳熟能詳的居家產品。過硬的產品質量贏得了廣大客戶的青睞。

    僅在北京一地，各大建材市場均有門店銷售，我們實地觀察了一下，從每日上班到下班這段時間，接收的傳真件幾乎沒有斷過。原先桌子上擺滿了傳統傳真機，桌子上的傳真件一份挨著一份，多份有混在一起的，有掉地上的，非常忙亂；業務部5-7個訂單處理人員幾乎沒有閑暇時間，整理傳真件，錄入電腦系統，復印多份再人工分發到不同部門處理。每天業務部都重復著這樣的工作，員工的工作強度非常高。有時傳真機連續工作時間長了，會出現缺紙、卡紙、損壞等事情，還得連續維修人員等等，使得本來忙碌的工作更加忙亂。

    針對箭牌衛浴的業務特點，我們快速制定了一套解決方案，首先部署了一套多線路的傳真服務器，由于要大家共同處理所有的傳真件而又不能重復處理，因此把所有線路收到的傳真全部配置到公共收件箱中，授權公共收件箱給業務部。這樣，業務人員只要坐在電腦旁，查看公共收件箱即可，一旦有新傳真件，所有客戶端自動刷新提醒，當一個業務員點擊處理時，處理狀態自動通知給其他業務員，其他業務員在看到處理狀態時，就無需再處理該傳真件；同時在傳真管理系統中點擊轉發，可以直接把該傳真件轉發給其他部門處理。

    經過實施這一整套自動化系統，箭牌衛浴徹底擺脫了先前人工操作訂單時的各種麻煩，從訂單處理、財務確認到物流發貨，效率大大提高了，員工的工作強度下降了60%以上，也不再出現傳真件卡紙的現象了。僅紙張、墨盒等耗材開支，每年就可節約數萬元，更重要的是，員工的工作強度下降了，出錯的幾率也明顯下降，目前處理訂單的員工人數還減少了一人，這就是工作效率提升帶來的效果。

    前后一對比，我們不難看出易發聯傳真服務器的優勢所在。我們認為像這樣的企業不止箭牌衛浴一家，很多企業的業務處理模式有很多的相似之處，使用易發聯傳真服務器，一定會給越來越多的企業帶來真正的業績的提升。